SISOFO | Che cos’è la Firma Digitale:

La “firma elettronica” è “un insieme di dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica”, come definito dall’ordinamento legislativo italiano.

La firma elettronica, è uno strumento tecnologico, utile e innovativo,  che sta sempre più diventando indispensabile per aiutare le aziende, i professionisti e i cittadini in generale, nei processi di “dematerializzazione” e “digitalizzazione”.

Come e quando utilizzare la firma elettronica?

L’introduzione della Firma Elettronica, valida legalmente come una firma Autografa apposta su carta, permette di FIRMARE DOCUMENTI LEGALMENTE VALIDI da QUALSIASI LUOGO, in QUALSIASI MOMENTO e con QUALSIASI DISPOSITIVO.

A seconda del processo di digitalizzazione affrontato, le soluzioni di firma consentono di:

  • Identificare il firmatario e connetterlo univocamente al documento firmato;
  • Utilizzare parametri biometrici, se richiesto;
  • Permettere al firmatario il controllo esclusivo del mezzo di firma;
  • garantire l’integrità del documento e dei dati raccolti;
  • fornire elevato valore probatorio;
  • integrarsi a diversi sistemi e applicativi.

 

La firma elettronica e la firma digitale sono sicure?

La Firma Elettronica si basa su 3 condizioni:

L’Autenticità, per assicurare e garantire l’identità di chi ha firmato il documento e si è così assunto anche la responsabilità del suo contenuto;

L’Integrità, per garantire la condizione che serve a dimostrare che dal momento in cui è stato firmato il documento e fino al momento in cui è stato utilizzato esso non sia mai stato modificato;

La validità del documento firmato in quanto chi ha firmato mediante la firma elettronica non può poi disconoscerlo.

L’apposizione di firma digitale integra e sostituisce l’apposizione di sigilli, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere ad ogni fine previsto dalla normativa vigente.

La firma elettronica ha valore legale?

SI! La Firma Elettronica ha la stessa validità della firma Autografa apposta su carta.

Quanti tipi di firma elettronica esistono?

Le firme elettroniche si differenziano in: Semplice (FES), Avanzata (FEA), Qualificata (FEQ) e Firma Digitale.

– La firma elettronica SEMPLICE (FES) o GENERICA è il metodo più basilare e che quindi fornisce minori garanzie circa la sicurezza e l’autenticità della stessa. Ecco perché viene anche detta “firma debole”. Nella Firma Elettronica Semplice troviamo il livello più basso tra gli strumenti di certificazione elettronica, sia sotto il profilo delle caratteristiche tecniche che sotto il profilo del valore legale. Infatti, un documento dotato esclusivamente di firma elettronica non ha il medesimo valore di prova di un documento firmato digitalmente.

– La firma elettronica AVANZATA (FEA), è una firma elettronica con maggiori standard di sicurezza rispetto alla FES. Come la stessa legge dichiara essa è apposta attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario; è creata con mezzi sui quali quest’ultimo conserva un controllo esclusivo ed è collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se gli stessi sono stati successivamente modificati. Sotto il profilo del valore probatorio la FEA può dirsi che il documento informatico, formato nel rispetto delle regole tecniche, è valido fino a querela di falso. Ciò significa che chi intende contestarlo deve disconoscerlo e fornire la prova circa la sua non autenticità.

– La “firma elettronica QUALIFICATA” (FEQ) è la “firma elettronica avanzata” realizzata attraverso un dispositivo sicuro per la creazione della firma, come ad esempio un token (un dispositivo elettronico portatile di piccole dimensioni che genera dei numeri a intervalli regolari visualizzabili su un piccolo schermo) o una smart card.

– La “firma digitale“ è un particolare tipo di FEA che garantisce il destinatario circa la provenienza del messaggio, assicura che il mittente non possa negare di averlo inviato (c.d. non ripudio) e che il suo contenuto non sia stato alterato nel passaggio dal mittente al destinatario. Il documento informatico sottoscritto con firma digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche, è valido a tutti gli effetti di legge e soddisfa il requisito della forma scritta. Ciò significa che la firma digitale consente di realizzare in modalità informatica tutti gli atti per i quali la legge richiede che sia utilizzata la forma scritta. Da quanto detto deriva che il documento informatico sottoscritto con firma digitale può essere utilizzato nel caso ad esempio di un contratto di compravendita, o nei casi di contratti che secondo la legge devono farsi per atto pubblico o scrittura privata autenticata.

In quali casi si utilizza la firma elettronica?

Esempi tipici dell’utilizzo della firma digitale possono essere ricercati in tutti gli adempimenti da effettuarsi:

– Verso le amministrazioni che richiedono la sottoscrizione di una volontà come: denunce, dichiarazioni di cambi di residenza, di domicilio, richieste di contributi, di esenzioni a pagamenti a causa del reddito o di altre condizioni particolari, ricorsi, ecc.
– Fra privati nella sottoscrizione di contratti, verbali di riunioni, ordini di acquisto, risposte a bandi di gara, ecc.
– Nel protocollo informatico; nella procedura di archiviazione documentale nel mandato informatico di pagamento, nei servizi camerali, nelle procedure telematiche d’acquisto, ecc.

L’utilizzo della firma digitale trova utilizzo in diversi settori come quello bancario, assicurativo, clinico, finanziario, HR oltre a quello amministrativo, di protocolli informatici e scritture tra privati, automotive, retail, ecc

CARATTERISTICHE E VANTAGGI 

La firma elettronica è l’equivalente di una firma autografa che ci permette di ottenere significativi vantaggi:

  • Identificazione del firmatario e associazione dello stesso al documento
  • Controllo esclusivo dello strumento di firma
  • Garanzia di autenticità dei dati in possesso
  • Adeguate garanzie normative e legali
  • Dematerializzazione del cartaceo
  • Digitalizzazione dei workflow documentali