In considerazione della dimensione del Gruppo e delle caratteristiche operative, IGEFI ha manifestato la necessità di adottare la piattaforma di firma elettronica che permette di inviare e firmare qualsiasi tipologia di documento (contratti di lavoro, vendita, servizi, comunicazioni ai dipendenti, offerte, verbali), tutti legalmente validi, in qualsiasi luogo, in qualsiasi momento e con qualsiasi dispositivo, eseguendo una firma elettronica semplice, una firma elettronica avanzata (FEA – grafometrica, remota, OTP), una firma elettronica qualificata (FEQ – con Smart Card o Token Key).

Vi raccontiamo come abbiamo operato per l’adozione della Firma Digitale da parte del Gruppo IGEFI.

Profilo del Committente

Il Gruppo IGEFI è una holding operante nei settori delle Telecomunicazioni, delle Costruzioni, del Real Estate, dell’Ambiente, della Geotecnica e dell’Oil&Gas.

L’analisi

Criticità evidenziate (debolezze/minacce)

• Necessità di firmare documenti con validità legale in tempi brevi fuori zona;
• Necessità di limitare gli spostamenti di dipendenti, fornitori e clienti;
• Elevata quantità di documenti cartacei e impiego di tempo nella loro ricerca.

Opportunità emerse (forza/opportunità)

• Implementazione dei workflow e della Digital Transformation;
• Autonomia del personale nella gestione dei flussi documentali;
• Opportunità di apporre, anche a distanza, Firme Elettroniche in pratiche e incarichi, in pochi click, in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo.

Aree applicative

Risorse Umane, Amministrazione, Finanza e Controllo, Direzione Tecnica, Direzione Commerciale, Approvvigionamenti, Ufficio Legale, Qualità, Ambiente e Sicurezza.

Vantaggi

• Risparmio di tempo rispetto alle procedure cartacee;
• Eliminazione dei costi legati alla stampa;
• Abbattimento dei costi di conservazione degli archivi di grandi dimensioni generati dalle commesse;
• Indicizzazione dei documenti con la rintracciabilità multichiave degli argomenti;
• Innovazione e sostenibilità che mirano a un futuro paperless;
• Implementazione dell’efficienza nei processi aziendali;
• Controllo immediato dei certificati e gestione affidata alla Certification Authority;
• Miglioramento della customer experience del cliente.

Testimonianza diretta

Giovanni Di Vincenzo – Presidente del Gruppo IGEFI

L’esigenza di munirci di una piattaforma di Firma Digitale completa è nata per motivazioni di carattere tecnico e il progetto è stato avviato grazie alla visione del Gruppo IGEFI che ritiene la digital transformation un asset fondamentale della propria strategia.

In tutto quello che facciamo, crediamo nella semplificazione della business way, capace di trasformare le lente, complesse, manuali e costose procedure cartacee in processi digitali semplici e adattabili.

Siamo un’organizzazione attenta all’innovazione e alla sostenibilità, quindi, attraverso l’uso di una semplice firma digitale, intendiamo spingere il nostro Gruppo verso un futuro paperless.

Per questo motivo abbiamo scelto SISOFO, che ci ha consentito di migliorare l‘efficienza dei processi aziendali contribuendo all’implementazione della nostra trasformazione digitale.

L’elevata flessibilità, in termini progettuali, tecnici e professionali, costituisce il loro più grande punto di forza, e ha permesso di adattare il progetto alle nostre particolari esigenze organizzative e di fornirci, così, un risultato finale all’altezza delle aspettative.

Dall’inizio del progetto sono stati archiviati più di 175.000 documenti e in soli 3 mesi sono state apposte più di 3.000 firme elettroniche.